Mode d'emploi de l'application "Le Coffre à Temps"

Découvrez comment tirer le meilleur parti de votre assistant de planification pour chirurgiens-dentistes.

Chapitre 1 : Générer un ticket de réservation

Saisie du montant
- Entrez le montant global du devis (ou sélectionnez une ou plusieurs cartes de service).
- Le temps total disponible s'affiche immédiatement (ex. 114 min).
- Si besoin : le montant peut être calculé à la volée à l'aide des cartes de services.
Construction des séances
- Cliquez sur "Ajouter une séance" pour créer une ligne de rendez-vous.
- Sélectionnez le contenu (racine, empreinte, provisoire, couronne, etc.).
- Ajustez la durée via la glissière en fonction de votre pas d’agenda.
Vérification de la balance de temps
- Si la balance est positive, vous respectez votre objectif de rentabilité.
- Si elle devient négative, l'application vous propose d'utiliser les minutes du coffre.
Validation et copie
- Appuyez sur "Valider & Copier" pour générer le ticket.
- Le contenu détaillé est automatiquement copié dans le presse-papier.

Répartition dynamique : ajustez chaque séance pour équilibrer la charge de travail.
Augmentation du coffre : pour les traitements dont la balance est positive, une répartition optimisée des durées accroît le crédit de minutes stockées dans le coffre à temps.
Réduction des prélèvements : pour les traitements déficitaires vis-à-vis de l’objectif de rentabilité, ajuster au mieux les durées minimise le montant de temps prélevé sur le coffre.
Gain immédiat : la glissière et la balance de temps vous aident à équilibrer rentabilité et qualité de soin.

Concept : le coffre stocke un crédit en minutes pour compenser les écarts.
Recharge mensuelle : définissez un ajout initial (ex. 120 min) lors du paramétrage.
Utilisation : cochez "Utiliser le coffre" quand la balance est négative.
Suivi : le coffre se remplit ou se vide selon les tickets validés et les écarts enregistrés.
Blocage : Si le coffre est épuisé, la seule solution est de diminuer la durée des séances.
Une gestion prudente : Les tickets négatifs sont comptabilisés dès leur émission, tandis que les tickets positifs ne le sont qu'à l'inscription dans l'agenda.

Saisie du code : dans le bandeau supérieur, entrez le code unique à 5 chiffres généré pour chaque ticket dans le champ « Code ».
Intégration automatique : cliquez sur le bouton « Mis dans l'agenda ! ».
Étape indispensable : cette action doit être réalisée dès que le ticket est exécuté et se concrétise par une réservation effective.
Confirmation : l’application affiche une notification de succès et intègre l'information dans l'observatoire.

Profil praticien : Pseudo et couleur (onglets multi-utilisateurs).
Taux horaire : CA mensuel visé ÷ temps de travail mensuel.
Durée d'installation : Temps fixe avant chaque séance (ex. 15 min).
Pas d’agenda : Incrément (10 min, 15 min).
Ajout mensuel : Minutes ajoutées au coffre en début de mois.
Devise : €, CHF, etc.
Cartes de service : Créez, modifiez ou supprimez les cartes (intitulé + montant).

L'observatoire vous offre une vision opérationnelle de votre activité et de votre rentabilité.

Volume d’activité : nombre total de tickets ouverts, pour suivre la demande de soins.
Taux de concrétisation : proportion de rendez‑vous réellement planifiés, pour mesurer votre efficacité commerciale.
Performance financière : montant total généré versus montants déjà programmés ou en attente, afin de repérer les revenus à saisir.
Temps alloué : comparaison entre le temps déjà réservé (activités planifiées) et le temps nécessaire pour les rendez‑vous restants.
Performance du coffre : solde de minutes accumulées ou utilisées, reflétant l'action de la planification.
Délai de suivi : temps moyen entre la création d’un ticket et son rendez‑vous, indicateur de réactivité de votre secrétariat.
Extrêmes de performance : comparaison entre les 20 % de tickets les plus rentables et les 20 % les moins rentables, pour cartographier votre pratique.

Par montant : les devis les plus importants en attente, afin de concentrer vos relances.
Par ratio : les traitements où le montant par temps alloué est le plus favorable, pour maximiser chaque minute travaillée.
Par balance : les traitements offrant les plus gros gains de temps pour le coffre.

Un suivi visuel de l’évolution de votre crédit de temps : chaque point représente un traitement, positif ou négatif, et permet de :

Observer les périodes où vous accumulez du temps libre.
Repérer les phases où vous consommez votre réserve pour respecter la qualité de soin.
Ajuster votre cadence actuelle en fonction des tendances passées.

Sélectionnez la période (mois, semaines, jours) pour zoomer sur les moments clés de votre activité.